Frigjør tid til kjernevirksomheten med outsourcing | Multi

Lønns- og personaladministrasjon er selve navet i de fleste virksomheter. Det er tross alt penger og folk som får det hele til å gå rundt. Men dette ansvaret kan være en stor og komplisert affære. Ved siden av å ta seg av direkte lønnsutbetalinger, må avdelingen også ta seg av pensjonsordninger, ansettelser, ferieavvikling, permisjonsdager og sykefravær. I tillegg må de holde seg oppdatert på de siste endringene i lover, regler og tidsfrister. Selv små feil kan føre til konflikter, bøter og klager. I tillegg er lønnsavdelingen selv sårbar for sykdom, ferieavvikling og kompetansemangel. 

Mange selskaper har valgt å løse dette ved å outsource hele eller deler av lønns- og personaladministrasjonen.

Hva er outsourcing?

Det er en prosess der lønnshåndteringen blir satt ut til en ekstern leverandør. Denne leverandøren sørger for at dere kan bruke mindre tid og ressurser på denne delen av administrasjonen. Blant annet fordi mye av lønnsarbeidet blir digitalisert og automatisert. 

Et eksempel er attesteringer. I et manuelt system er det en tidkrevende og omstendelig rutine. Med automatisering kan mange av reiseregningene og kjørebøkene godkjennes uten direkte attestering av leder. 

Når lønns- og personaloppgaver utføres av en spesialisert, ekstern virksomhet, blir dere automatisk en del av et stort kompetansemiljø på lønn og personaladministrasjon. Dermed opplever mange at også bekymringer rundt lover og regler, frister og avtaleverk forsvinner.

Hvorfor outsource lønnstjenester og administrasjon?

Økt fleksibilitet og reduksjon av kostnader er åpenbare grunner til at det kan være lurt å outsource tjenester som personaladministrasjon og lønnstjenester Men husk også på hvor viktig kompetansen er. En lønnsavdeling er i seg selv kostnadskrevende og sårbar. Både rekruttering og vedlikehold av riktig kompetanse kan være en utfordring. 

Har dere tenkt på noen av disse spørsmålene i det siste:

• Burde vi hatt bedre rutiner for timeføring?
• Har vi gjort irriterende eller dyrebare feil i lønnsutbetalingene?
• Har vi for manuelle, tungvinte kontrollsystemer?
• Burde vi hatt bedre datasikkerhet?
• Strever vi med å håndtere veksten i virksomheten?

Jo flere ja-svar dere gir dere selv, jo nærmere kommer dere et behov for å outsource lønn og administrasjonsoppgaver.

Hva er fordelene ved outsourcing?

Fordelene ved outsourcing av lønn og andre personalfunksjoner kan oppsummeres i fire punkter: 

Teknologi, tid, tilpasning og trygghet. 

• Outsourcing gir dere mye teknologi og kompetanse for pengene. Leverandøren bærer i stor grad kostnadene for oppdatering av både programvare og menneskelig kompetanse for en brøkdel av kostnaden du ellers måtte ha satt av, fordi de fordeles på mange kunder.
• Outsourcing frigjør tid til å gjøre det dere er best på. Outsourcing av administrative prosesser gir selskapet mulighet til å bruke tid på kjernekompetanse og dermed øke konkurransefortrinnene. 
• Outsourcing gjør det lettere å tilpasse og endre organisasjonen uten å måtte gå inn i en krevende prosesser med å opp- eller nedskalere støttefunksjonene. 
• Med outsourcing kan du spare penger til både personalkostnader, eventuelle kostnader forbundet med feil og forsinkelser, samt kostbare oppdateringer av programvare. 
• Outsourcing gjør at du kan være trygg på lagring av data, etterfølgelse av lover og regler, samt at ditt lønningskontor «aldri blir syke».

Bli bedre på kjernevirksomheten din

For mange bedrifter er den viktigste gevinsten med outsourcing av lønnssystemer og personaladministrasjon at man får kapasitet til å jobbe med bedriftens kjernevirksomhet.     

HR-avdelinger som jobber med daglig lønnsarbeid som input til lønnsutbetaling, kontroll av reiseregninger, føring av fravær, oppfølging av sykmeldte og annen personaladministrasjon, får frigjort tid til å drive med andre HR-relaterte oppgaver som er viktigere for kjernevirksomheten, som for eksempel strategisk HR og langsiktig personaladministrasjon. 

Tid og penger som har gått til etterutdanning og kompetanseheving til de de som arbeider med lønns- og personaloppgaver, kan nå brukes på å heve kompetansen og bidra til verdiskapende HR-arbeid.