Å ansette noen er en tidkrevende prosess. Dette er spesielt krevende i virksomheter der ansettelser blir gjort hyppig, men heldigvis kan dette effektiviseres med digitalisering.
En mer sømløs prosess
Ved en tradisjonell ansettelse skal søknader skrives, printes ut i x-antall eksemplarer, arkiveres riktig – helst sammen med papirer fra kandidaten som for eksempel en politiattest og til slutt må du kanskje vente på at kandidaten har mottatt kontrakten i posten og på at vedkommende sender det tilbake… I tillegg er det mye dobbeltarbeid med skjemaer som skal fylles ut og arkiveres flere steder.
I en digitalisert versjon av ansettelsen lar du Lønn- og HR-systemet styre prosessen. Du slipper knote med printeren, lete etter ulike kontraktsmaler, sende papirer i posten eller tenke på hva som er arkivert hvor. I en digital ansettelsesprosess vil Lønn- og HR-systemet hjelpe deg med hele prosessen. Den vil automatisere produksjonen av dokumenter og dokumentmaler, signering, sende og motta post og arkivering. Du trenger også bare å registrere data en gang, og får full kontroll på prosessen.
Med andre ord vil hele prosessen fra produksjonen av arbeidsavtalen, til kandidaten signerer, og til slutt når den blir arkivert – foregå i en og samme løsning.
Hvilke fordeler gir digitalisering av ansettelsesprosessen?
Den største gevinsten du får av å digitalisere ansettelsesprosessen er verdifull tid. Ved å fjerne tidkrevende og manuelle oppgaver, får man mye ledig kapasitet tilbake – som igjen kan brukes til arbeid som er mer givende for kjernevirksomheten.
Ved å automatisere ansettelsesprosessen får lederne mer tid til å ta vare på de ansatte, slik at de igjen får muligheten til å fokusere på kjernevirksomheten. For sykehusansatte kan det være å ta bedre vare på pasientene sine. Ledelsen bruker også mindre tid på å fylle ut skjemaer manuelt og fylle inn riktig informasjon flere steder. Med et slikt system trenger de bare å gjøre jobben en gang.
Å digitalisere ansettelsesprosessen har også flere fordeler for kandidaten som mottar arbeidskontrakten. Med en digital ansettelsesprosess vil kandidaten motta arbeidskontrakten på SMS eller e-post, og autentiserer seg enkelt med BankID og signerer kontrakten digitalt. Ikke bare er det utrolig praktisk for kandidaten, det gjør også at vedkommende blir ansatt mye raskere. Det igjen kan føre til at kandidaten kan tiltre sin nye rolle tidligere enn ved en “tradisjonell” ansettelsesprosess.
Hvem vinner på å digitalisere ansettelsesprosessen?
Vi ser tydelig at det er større virksomheter som har mange ansettelser, endring av stillinger eller vikarer i perioder som har mye å vinne på å effektivisere og digitalisere ansettelsesprosessen.
