Digitalisering sparer arbeidstimer
Etter at sykehusene i Helse Sør-Øst gikk fra manuelle rutiner ved nyansettelser til å automatisere hele ansettelsesprosessen, har de årlig spart flere titalls tusen arbeidstimer.
– Vårt fokus er alltid pasientbehandling og pasientenes sikkerhet. Derfor betyr det mye at prosessene knyttet til de administrative arbeidsoppgavene våre er mer effektive og tidsbesparende enn tidligere. Det har gitt de ansatte en hverdag med mindre arbeidspress og frigjort tid til andre viktige personaloppgaver, sier Kjersti Høyen. Hun er rådgiver for utvikling og tjenesteetablering i Sykehuspartner, som blant annet tar seg av lønn- og personaltjenester til alle sykehus på Sør- og Østlandet. I samarbeid med Visma har hun vært med på å digitalisere ansettelsesprosessen ved sykehusene i regionen.
Når prosessen er automatisert, er det så mye lettere å planlegge, ha fokus på drift og beregne ressurser frem i tid.
Halvert tidsbruk
I dag brukes HR-Portalen av alle HR-ansatte i Helse Sør-Øst, og i uformelle målinger har de beregnet at tiden som tidligere ble brukt på ansettelsesprosessen, nå er halvert.
– Vi har estimert at vi sparer mellom 50 000 og 75 000 arbeidstimer hvert år. For noen har dette vært en revolusjon som har gitt store gevinster. I tillegg til å fjerne flere trivielle oppgaver, har arbeidsmengden blitt mer overkommelig og gitt en hverdag med økt trivsel og bedre arbeidsmiljø. Enkelte har også fått tid til mer, spesielt når det gjelder veiledning av ledere.
Arbeidsmengde blir redusert
Lederne hun har snakket med er opptatt av at de nå har frigjort mer tid til å følge opp sine ansatte, noe som til syvende og sist kommer pasientene til gode.
– Det er dette som er vårt mantra. Det stilles enorme krav til ledere i form av hva de skal kunne, og enkelte ledere kan ha personalansvar for opp til 200 ansatte. Det er en nesten uoverkommelig jobb, og målet vårt er å bidra til at deres arbeidsmengde blir redusert, sier Høyen.
Under pandemien har den digitale løsningen vært ekstra takknemlig å ha på plass, og gjort det mulig for de aller fleste i HR-avdelingen å jobbe effektivt på hjemmekontor.
– Det har vært en kjempefordel når mange av oss har jobbet på hver vår kant. Det har muliggjort en digital flyt, uten mange skjemaer og utskrifter. I tillegg har det lettet jobben med å planlegge ansettelser og rekruttere sykehuspersonale i en krevende tid, sier Høyen.