En helt ny hverdag uten permer

Der det er langt mellom enhetene og reiseveien kompliseres av vær og vind, er det både nødvendig og kjærkomment med digitale verktøy som gjør hverdagen enklere. Derfor er Kirsti Jacobsen stolt av å kalle seg «HR-Portalens mor i Helse Nord».

Rådgiveren for Regional Systemenhet ved Universitetssykehuset Nord-Norge (UNN) har vært ansvarlig for implementering av HR-Portalen i regionen. Barnet, som bærer navnet Multi, har hun tatt godt vare på fra unnfangelse til fødsel – og langt opp i oppveksten.

Det startet med et pilotprosjekt på UNN i 2012, hvor Kirsti Jacobsen var avdelingsleder. Det fantes ikke noe tilsvarende system i regionen da prosjektet startet. 

– Det gikk i internpost og manuell oppfølging, sier hun og forklarer at de tok utgangspunkt i jobben som var gjort i Helse Sør-Øst, og tilpasset det digitale lønns- og personalsystemet til Helse Nord i et samarbeid mellom alle helseforetakene og Visma. UNN var først ute, og de andre sykehusene ble med etter hvert.

– Noe av det som er unikt med den nye HR-Portalen er nettopp det; at deler av løsningen tilpasses helseforetakene samtidig som vi har mest mulig felles, sier Jacobsen.

Overgangen fra papir til digital arbeidsflyt ble stor, og etter hvert helt uvurderlig. Denne måten å gjennomføre personaladministrasjon på var helt ny for både ledere, saksbehandlere og ansatte, og det tok sin tid å få alt på plass og for alle å ta det i bruk. Men etter hvert som permer og løse kopier forsvant, oppdaget de at den digitale løsningen var både tidsbesparende, sikker og effektiv. En slik automatisert arbeidsflyt ble gull verdt i en travel hverdag.

I Finnmark er geografi naturlig nok en vesentlig faktor. Helseforetakene består av mange ulike enheter, både til luft, til vanns og på hjul spredt utover hele Finnmark.

– Det tar åtte-ni timer med bil fra sykehuset i Kirkenes til Hammerfest. Ja, vi har flyplass, men også mye vær. Så det å reise hit er ikke alltid så lett. Vi er langt unna det meste og folk som skal begynne hos oss er ikke nødvendigvis bosatt i Finnmark, forteller Monsen.

Med verktøy som digital signering sparer de mye tid, blant annet i postgang. 

– Det er også arbeidsbesparende og vi får mer kontroll på prosessen. Dette er en helt ny verden for oss og den største nyheten på lang tid. sier han.

Nye løsninger har hjulpet godt, men en digital hverdag er ikke noe nytt her.

– Jeg vil vel si at vi var tidlig ute. Vi har brukt løsninger som Teams lenge før korona kom. Dette var vi avhengig av for å møtes. Fjernledelse er noe vi er vant til, sier han.

For avdelingsleder Øivind Monsen har det vært viktig med en strømlinjeformet arbeidsflyt.

– I tillegg til alt annet er kurs, opplæring og kompetanseplaner for ansatte en integrert del av portalen. Dette er til stor hjelp blant annet i nyansatt-fasen. Alle planer ligger ferdig, de ansatte får påminnelser i systemet og leder slipper å mase, sier han.

– Digitaliseringsprosessen har bare økt. Fra å skanne inn og opprette dokumenter manuelt, ligger nå maler for det meste klart i HR-Portalen. Vi har også nettopp fått på plass sletterutiner, som er viktig med tanke på GDPR. Før måtte vi huske på å slette data, nå går dette automatisk, forklarer Monsen.

Korona-pandemien har endret hverdagen for ansatte i helsesektoren, og gode verktøy som gjør den enklere er blitt enda viktigere. Eksempelvis kan det oppstå behov for raskt å opprette nye enheter med ansatte for «utlån» til ulike korona-avdelinger.

– I HR-Portalen kan da både eksisterende og ny leder få rollestyrt tilgang. Like enkelt er det å fjerne tilganger når man ikke trenger det lenger, sier Jacobsen og forklarer at Multi har forenklet arbeidsdagen for tusenvis av ansatte i Helse Nord. 

Nå handler det om å følge opp barnets utvikling videre, se muligheter og bruke disse aktivt – slik at hele familien kan fungere sammen i den nye hverdagen.